Archivflächen der Verwaltung machen 8% der Gesamtfläche aus!

by  on  in Ratsanfragen

Der Stadtrat Frank Müller-Rosentritt stellte eine Ratsanfrage zum Thema Archivflächen:

  1. Welchen Anteil haben Archivflächen bezogen auf die Gesamtflächen der Büroräume der Stadtverwaltung Chemnitz?

    Antwort: Der durchschnittliche Anteil der Archivflächen, bezogen auf die Gesamtflächen der Büroräume in den Verwaltungsobjekten der Stadt Chemnitz beläuft sich auf 8 Prozent.
  2. Wie hoch sind die finanziellen Aufwendungen für Archivflächen bezogen auf die gesam-ten Ausgaben für Büroflächen? (Bitte in relativen und absoluten Zahlen angeben)

    Antwort: Die finanziellen Aufwendungen für die Archivflächen im Bereich der Verwaltungsobjekte belaufen sich pro Monat auf 71.526,59 €. Die finanziellen Aufwendungen für die Büroflächen im Bereich der Verwaltungsobjekte belaufen sich pro Monat auf 750.692,82 €. Bei den finanziellen Aufwendungen handelt es sich um die monatliche Kaltmiete.
  3. Was ist das jährlich prognostizierte Einsparungspotenzial bei einer kontinuierlichen Di-gitalisierung der Verwaltungsprozesse?

    Antwort: Bei der schrittweisen Einführung der elektronischen Akte in den Ämtern erfolgt ein Aktenschnitt, d. h. alle bisher in Ppaierform geführten Akten werden geschlossen. Solange für diese Papierakte jedoch dieAufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind, müssen diese in der zuständigen Amtsregistratur oder in der Zentralen Altregistratur gemäß den gesetzlichen Fristen aufbewahrt werden. Nach Ablauf dieser Fristen müssen diese Unterlagen dem Stadtarchiv uir Übernahme angeboten werden.Jegliche Vernichtung von Unterlagen zu Verwaltungsprozessen ohne vorherige Anbietung an das Stadtarchiv unabhängig von Art, Format und Informationsträger ist gesetzlich unzulässig und un-tersagt gemäß § 5 Archivsatzung, § 5 SächsArchivG und § 7 SächsDSDG.Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen und Übernahmen durch das Stadtarchiv werden sich die Archivflächen in den Registraturen der Verwaltung kontinuierlich reduzieren.
  4. In welchem Bereich der Verwaltung gibt es die größte Archivfläche? (Ausgenommen Ab-teilung 41.6)

    Antwort: Im Bereich der Verwaltungsobjekte ist die größte Archivfläche im Bereich der Verwaltungsobjekte im Moritzhof vorhanden.

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