Am 21. Januar 2021 hat der Stadtrat Gordon Tillmann ene Ratsanfrage zum Thema der Nutzung von technischen Hilfsmitteln in der Verwaltung gestellt:
- Sind seit dieser Ratsanfrage neue technische bzw. softwaregestützten Hilfsmittel angeschafft worden?
- Wenn ja, welche waren es und wie wurden diese eingesetzt?
- Gibt es innerhalb der Stadtverwaltung Chemnitz die Möglichkeit Transkriptionssoftware zu nutzen, um bspw. Protokollierungsvorgänge zu vereinfachen und/oder ausführlicher zu gestalten?
- Wenn ja, wie wird die Transkriptionssoftware eingesetzt und welche Erfahrungswerte, bezüglich der Fehleranfälligkeit und Handhabung, wurden bisher gemacht?
- Wenn nein, beabsichtigen Sie zukünftig solche oder ähnliche Software einzusetzen, um administrative Aufgaben zu beschleunigen?
Antwort aus der Verwaltung:
In wenigen Bereichen der Stadtverwaltung wird die Software Speech von Philips sowie Dragon Naturally Speeking bzw. Dragon Professional Individual von Nuance eingesetzt, allerdings nicht explizit für Protokollierungsvorgänge. Es handelt sich hierbei um die Diktiersoftware ProDictate zum Einsprechen und ProTranscribe auf der Sekretariatsseite zum Abhören und manuellem Schreiben von Diktaten. Bei den Dragon-Produkten handelt es sich um automatische Spracherkennungssoftware, welche individuell angelernt werden muss. Erfahrungswerte zur Handhabung bzw. Erkennungsquote bei Dragon liegen in der Stadtverwaltung nur auszugsweise vor und sind als positiv zu bewerten. Die Verwendung dieser Spracherkennung erfordert ein vorheriges Anlernen jedes Diktierenden und ein diszipliniertes Sprechen.
Aktuell gibt es noch keine nutzbare Transkriptionssoftware für längere Sitzungen und Gesprächssituationen. Für die Weiterentwicklung der Arbeit des Sitzungsdienstes wird aktuell nach einer nutzbaren Transkriptionssoftware gesucht, die mehrstündige Audioaufzeichnungen automatisch in lesbaren Text wandelt. Zudem sollte die Software, unterstützt von künstlicher Intelligenz, in der Lage sein, häufig wiederkehrende Fachbegriffe selbstlernend immer besser zu erkennen.
Ein möglicher Anbieter sollte dafür eine Lizenz anbieten, die möglichst kostengünstig verwaltungsweit zum Einsatz kommen kann. Zu beachten ist dabei auch, dass entsprechende Software lediglich die Audioinhalte in Text umsetzen kann, die gesprochen wurden. Formalisierungen für einen bestimmten Protokollstil oder spezielle Formatierungen werden weiterhin vom jeweiligen Nutzer zu bearbeiten sein. Erwartet wird jedoch, dass im Arbeitsschritt der Rohtexterstellung vom Audiosignal zum Rohtext Zeit eingespart werden kann, da das Audio in einem ersten Schritt im Hintergrund durch die Software in Text gewandelt wird.
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